改一份个人申请说明
申请说明要改的是时间、金额和事由是否写全。先另存再改标题，明细多时插入一张小表。提交用阅读稿，可编辑稿留在自己的目录，退回后在副本上继续改。
WPS Office：免费文字、表格、演示与 PDF 文档编辑软件
WPS Office 是用来修改和整理日常文稿的免费编辑软件。文字稿可以改标题和段落，表格可以筛选和重算，演示可以调整页面和备注，PDF 可以阅读并做标记。你可以从空白页写起，也可以打开已经收到的文件接着改，改完保存在找得到的文件夹。电脑适合完成主要编辑，手机适合补一句或查看。需要安装时，Windows 用下面的按钮，其他系统到下载页按设备获取，避免装错包。
- 修改已有文字、表格、演示和 PDF
- 编辑结果可留在本机或放入云端
- 免费功能先覆盖通知、作业和报表
- Windows、Mac 与手机分别安装
WPS Office 编辑软件能改哪些日常文稿
文档编辑的对象，是已经存在或即将写出的通知、说明、名单、讲解页和需要圈注的阅读稿。WPS Office 把这些编辑收进一套免费软件：改字用文字，改数用表格，改讲解顺序用演示，给定稿做记号用 PDF。它不是只读查看器，打开之后可以继续输入、删除、调整样式并另存。
设备上的分工很具体。宽屏幕用来看分页、列宽和多页演示，窄屏幕用来改错字、看批注和确认某一格的数字。一份稿可以上午在办公室改完主体，下午在另一台已登录的设备上补一句。没有登录时，编辑只发生在当前这台电脑的文件夹里。
适合拿来试的，是这周真的要改的那一份，而不是先把所有菜单点一遍。免费编辑可以先处理日常稿件。若使用中出现增值说明，读完再决定，不要为了尚未用到的项目反复重装。安装包按系统区分，编辑技巧则在装好之后才用得上。
WPS Office 编辑场景从个人稿到团队稿
同样是编辑，个人改一份说明和几个人改一份方案，保存方式不一样。个人可以只在本机另存，团队则要约定谁能改、意见写在哪里。下面按一件具体的事来写，方便你对上自己的文件。
选错工具会让编辑变慢。需要目录的长文不要放进表格，需要合计的流水不要写成一段话。先认定文件类型，再打开对应部分。
改课堂笔记和作业
笔记按知识点拆标题，作业里的测算放进表格核对。要上台时把结论拆成演示页，讲的话写进备注。交之前按老师要求的字体和行距看一遍，再导出。
几个人改同一份方案
方案放到云端后按职责分配能否编辑。意见写在批注，未定的数字不要被直接覆盖。每天结束看版本时间，确认大家打开的是当天的稿，不是昨天的副本。
改制度、纪要和月度表
制度用统一标题和页眉，纪要小标题记下决议和负责人。月度数字在表里筛选后再决定哪些页要归档。对外发阅读稿，对内留可编辑文件，单位名称改完再发出。
离开座位只改一句话
确认云端已经同步，再用手机改正文中的错字或补一条说明。不要在小屏幕上重调复杂表格的列宽。回到电脑检查分页和金额，再保存准备发出的版本。
在阅读稿上圈出问题
通读合同后，高亮期限和金额，注释写明疑问。没有授权时不删除原文。回传前换一个阅读环境打开，确认标记还在，同时保管未经涂改的原件。原件和标记版分开放，方便以后对照。
WPS Office 编辑时六个部件如何衔接
编辑不是只在一个窗口里改字。文字、表格、演示、PDF、云端和模板各管一段。衔接的意思是：稿子在哪个部件里产生，改完从哪个部件送出去，中间不要来回无意义地粘贴。
下面按输入、修改和输出说明。菜单名称若与屏幕不完全一致，按同样的目的去找命令即可。
文字：改段落和章节
输入是空白页或已有的文字稿。修改时调整标题、正文、页眉、目录、批注和修订，让长文能按章节读。输出可继续存为可编辑文稿，或导出给只阅读的人。好处是审阅和改字留在同一处，不必把段落搬到别处重排。缺字体时先看版式再替换。替换之后再通读标题、目录和页眉，确认没有因为字体变化而错位。
表格：改记录和合计
输入是空表、已有工作簿或贴进来的清单。修改时筛选某一类、用常用公式重算、必要时配一张图。输出仍是表格，或导出需要附在汇报后的阅读页。改一个来源数字后相关结果会变，但引用范围要自己看。备注不要写进数字格。文字混进金额列后，筛选和合计都会失真，改完要再看一次结果，并核对引用范围是否仍正确。
演示：改讲解顺序
输入是空白页或已有演示。修改时按一个结论一页调整顺序，长句放进备注，图片嵌进文件。输出可以是演示文件，也可以是防止字体走样的阅读稿。适合汇报和课件。正式讲之前在本机放映，确认翻页和中文都正常。若出现方框，先补字体再讲，不要到了会场才发现标题无法阅读，出发前要完整放映一遍。
PDF：改标记而不是重排全文
输入多是收到的合同、制度或自己导出的定稿。修改通常是高亮、注释和查找，不是把整页当成文字稿自由重排。输出仍以阅读稿回传为主。这样审阅时不必先整份转成可编辑稿。带密码的文件只能在合法授权下打开。没有授权时，标注也不能成为解开保护的理由。标记完成后换一台设备复查是否还在。
云端：把编辑延续到另一台设备
输入是你主动上传或保存的文稿。修改包括在已登录设备上继续写、按权限邀请别人看或改，以及在提供历史时对照旧内容。输出是更新后的云端文件。适合写到一半换地方。需要网络和同一账号，能放多少以软件中的说明为准。快满时把旧稿下载到本地，不要假设空间没有上限。旧稿先归档到本地再继续上传。
模板：借结构开始编辑
输入是通知、纪要等现成结构，人名和数字只是样子。修改时换成真实单位、日期和正文，删掉占位句。输出必须另存成自己的文件，不能覆盖模板。好处是少对着空白页想顺序。模板不证明数据已核对，金额和姓名改完才能发出。发出前再读一遍，确认示例句已经全部删掉。剩下的示例句会误导收件人。
WPS Office 编辑常见格式时的保存方式
编辑前先认扩展名。文字常见 doc 与 docx，表格常见 xls、xlsx 和 csv，演示常见 ppt 与 pptx，传阅常用 pdf。图片一般作为插图放进文稿。扩展名相同，不代表字体和宏会完全一样。打开后先看关键页，再开始大段删除。
保存时给还要改的人留可编辑文件，给只看的人留阅读稿，两份用同一日期。csv 往往只剩数据。加密的阅读稿需要合法密码。重要材料在对方环境里再打开一次。
| 编辑对象 | 常见格式 | 改的时候 | 保存时 |
|---|---|---|---|
| 文字 | doc、docx | 改段落、样式、页眉和目录 | 缺字体就同时留阅读稿 |
| 表格 | xls、xlsx、csv | 筛选、排序、常用计算 | csv 不要指望保留多个表和格式 |
| 演示 | ppt、pptx | 改顺序、备注和版式 | 未嵌入的音视频换机可能丢失 |
| 阅读稿 | 阅读、搜索、在支持时标注 | 还要大段改写就另留可编辑原稿 |
WPS Office 文档编辑里的八个具体动作
下面每个动作都对应一次可以做完的编辑，而不是菜单名词。做完留一个能回退的副本：本地用带日期的文件名，云端则确认保存成功。
找不到同名命令时，按目的搜索，例如导出、样式、筛选。某一个少用的效果找不到，不要让整份稿停住。
把长文改成能生成目录的结构
先把已有标题套上样式，再插入目录和页码。预览时看标题是否掉在页尾。需要别人改稿时打开修订，方便看出哪一句被动过，接受后再出干净版本。
把流水改成能筛选的记录
表头保持一行，备注独立成列，再开启筛选。合计前确认没有把隐藏行算错。需要给别人看结论时，另配一张只含关键类别的图，明细仍留在表中。图只表达结论，不能代替可以核对的底账。
把讲解页改成能放映的顺序
每页只留一个结论，讲解句写入备注，图片嵌进文件。字号按后排能否看清来留。离开前放映一次，看中文有没有被替换成别的字形。出现方框就先补字体再讲。
把定稿改存为阅读稿
在对应部件里导出前，先看分页和页边距有没有裁切。对方还要改内容时，同时保留可编辑稿。只留下阅读稿时，自己手头必须还有源文件。源文件不要只留在聊天窗口里。
把编辑权交给指定的人
文件进入云端后，只看的人选查看，要一起改的才给编辑。发出后请对方核对文件名和时间。无关的群不要转发链接，发错了就取消共享。取消之后请对方确认已经无法打开。
对照更早的一版内容
打开软件提供的历史，先看时间再决定是否恢复。恢复前把当前稿另存，避免把同事刚写上的段落一起撤掉。没有历史记录时，就靠你自己另存的副本。
把意见收在句子旁边
请审阅者用批注写原因，用修订呈现改法。你处理完意见后再导出对外版本。意见散落在聊天里时，编辑很容易改错段落。标在句子旁边，改的时候才不会找错位置。
从模板进入编辑而不是交示例
套用后马上替换单位、日期和示例姓名，删掉占位数字。确认顺序符合这次任务，再另存到自己的文件夹。示例稿不能直接发出。发出前再读一遍日期和称呼是否已换。
WPS Office 编辑 PDF 时的阅读边界
阅读稿上的编辑，主要是查找、放大和做记号。合同与制度用这种方式比先整份转成文字更快。有目录或书签时用来定位。标记应让对方知道改哪一句，而不是只画一条没有说明的线。
页面能不能重排，取决于当前文件和界面有没有相应命令，不要假设每一份都能像文字稿一样自由挪动。从文字或表格导出之后，检查首页标题和末页。需要对方重写大段时，同时提供可编辑原稿。密码和权限限制必须在合法范围内处理。
WPS Office 编辑中的云端续写和评论
云端用来让编辑从一台设备延续到另一台。先登录，再把需要续写的文件保存上去，等同步完成。只躺在本机文件夹里的稿，不会因为装了手机版就出现。网络中断时，等同步结束再合盖。
评论和批注用来讨论某一段，而不是两个人同时重写同一句。只读需求不要给编辑权。链接发错后及时收回。恢复旧内容前，先把现在这份另存，以免撤掉别人刚提交的修改。
多端编辑的顺序是一台保存成功，另一台刷新后再打开。空间快满时把旧稿下载到本地归档，不要猜测容量没有上限。未保存的窗口内容，换设备之后是找不到的。
WPS Office 编辑时少返工的六条做法
少返工比多记按钮有用。下面六条可以在下一次改稿时直接做。和单位样张冲突时，以样张为准。
做完一条再看下一条。不必在一个下午把所有习惯都换掉。
先复制再动笔
合同、报名表和已发出的版本，动手前先复制。文件名加上日期。改错时能回到改前的那一版，而不必靠记忆还原。记忆靠不住，留下的副本才靠得住。原件先放到旁边。
先认文件类型
长文进文字，清单进表格，讲解进演示，只读审阅进阅读稿。类型认对，后面的样式和公式才用得上，也少做一次来回转换。来回转换多了，版式更容易乱。
样式定完再填字
标题和正文的字号先定好。后插入的章节沿用原样，目录会跟着走。写完再逐段改格式，很容易漏掉某一级标题。漏掉的标题不会出现在目录里，目录因此会缺一节。
数字列保持干净
表头一行，金额用数值。不要把文字和数字混在同一列。合计之后取消筛选，再看总计有没有变化。有变化就要回到筛选条件里检查，否则这次合计不可信。
页面少放句子
讲解页只留结论，长句进备注。放映前缩小窗口看后排。读不清就删字，而不是再把字号降下去。字号过小，后排仍然看不清。与其再缩小，不如删掉多余的句子。
两份文件一起留
阅读稿给看的人，可编辑稿给还要改的人，包括你自己。同一天的日期命名。只发阅读稿时，确认源文件还在。源文件才是以后还要继续改的那一份，不要只留下阅读稿。
WPS Office 编辑软件的版本取舍
取舍看五件事：人在哪台设备、改的是字还是数还是讲解页、要不要别人一起改、文件放本地还是云端、是否先用免费功能完成。电脑适合一次改完，手机适合短改。没有协作时本地更直接。
不同系统安装不同的包。Windows 的安装包不能在 Mac 或手机上运行。免费起步之后，用真实文稿试改，比对照不完整的清单可靠。增值项以界面说明为准。
| 取舍 | 编辑时可以怎么定 |
|---|---|
| 平台 | 电脑改长文和复杂表，手机做查看、批注和短句 |
| 类型 | 字用文字，数用表格，讲解用演示，圈注用阅读稿 |
| 协作 | 单人先存本地；要别人看或改时再分享并限制权限 |
| 存放 | 本地便于单机留档；云端便于换设备，需账号和网络 |
| 花费 | 日常修改从免费功能开始，增值项看软件内提示 |
WPS Office 编辑前可以下载的入口
Windows 电脑用本页的 Windows 按钮取得安装包。Mac 用下载页中的 macOS 按钮，手机用各自的商店按钮。不要把一个系统的包拷到另一个系统里打开。完整的权限、空间和失败处理写在下载页。
下载前关掉正在编辑的窗口，确认账户允许安装，并给重要稿留副本。公司电脑若规定统一安装，先按单位要求做。不要同时运行来源不清的多个安装程序。
WPS Office 文档编辑方面的近期说明
这些说明围绕改稿、保存和换设备，不绑定某一次发布，也不写具体版本序号。界面改名时，按另存、筛选、备注、标注和同步去找。
日期是整理这段说明的时间。与当前稿件相关的一条先做完即可。
改通知前先另存再动标题
修改已有通知时，先另存一份再动标题和日期。正文里的对象、地点要逐条核对，不要只改标题。保存后打开新文件，看页眉是否还留着旧的单位名称。
改表格时把备注移出数字列
编辑流水账时，说明文字单独放一列，金额列只留数字。筛选某一类之前先看表头是否只有一行。合计完成后取消筛选，再核对总计有没有变化。
改讲解页时先定播放顺序
调整演示时，先排好结论的先后，再写备注里的讲法。每页不要堆完整段落。放映前在本机走一遍，确认图片已经嵌进文件而不是外链。
圈注阅读稿时保留未改原件
在合同上做高亮之前，先复制一份未标记的原件。注释写清问题，不要直接删掉关键数字。回传标记版之后，自己仍能打开那份干净的底稿。
共享编辑时写明谁可以改
把文稿交给同事前，先决定对方只能看还是可以改。只需要过目就不要开放编辑。链接发出后请对方确认文件名，意见写在批注里。发错群组后要马上取消共享。
套用结构后立刻换掉示例
从模板开始编辑时，单位、日期和示例姓名要马上替换。占位金额不能当成已核对的数字。另存到自己的目录，避免下次把模板本身盖掉。
换软件打开前同时留阅读稿
文稿要交给使用其他办公软件的人时，先在自己这边导出阅读稿。可编辑文件请确认关键字体对方也有。页眉里的名称和日期再看一遍。
手机续改只处理短句
编辑到一半需要换手机时，先等云端同步结束再打开。手机上只改句子和批注。涉及金额的格子，回到电脑的宽屏幕后再核对一次。未同步的修改不会自动出现在手机上。
WPS Office 免费编辑软件的使用问答
问题集中在打开别人的稿、离线改表、换电脑放映、手机续写，以及批注和模板。不讨论安装向导的每一步，那些在下载页。
先看结论，再看改的时候要留什么副本。菜单若略有不同，以你屏幕上的命令为准。
WPS Office 能不能直接改别人发来的文稿？
可以先打开常见的文字、表格和演示文件继续改。改之前另存一份，原件留着，这样改错还能回到收到时的样子。缺字体时先看标题有没有变形，再决定是否替换字体。带宏或特殊控件的文件，复杂效果未必保留，重要内容先在副本上试。
免费的文档编辑够不够改通知和作业？
改通知、课程作业、普通名单和简单讲解页，通常可以从免费功能做起。样式、筛选、页码和导出阅读稿都是这些任务会用到的。若弹出增值说明，读完再决定是否需要，不必在打开文件前就假定每一项都已包含。先用一份真实稿试改，比对照传闻更准确。
编辑表格时，公式一定要联网吗？
已经保存在本机的表，求和、排序和筛选可以离线完成。只有上传、分享或换设备打开时才需要登录和网络。改完来源数字后看一眼结果，避免引用了已经删掉的格子。不要把说明文字写进金额列，否则合计会失灵。文字和数字混在一列时，筛选结果也会跟着乱。
改完演示后，怎样让另一台电脑也能放映？
把演示文件和一份阅读稿一起拷走或放到云端。阅读稿用来防止字体不同导致走样，可编辑文件用来临时改一个数字。图片要嵌进文稿，不要只链接到自己电脑上的路径。出发前在本机放映一遍，确认中文没有变成方框。
文档编辑到一半，换手机怎么接着改？
先在电脑上保存到云端并等同步结束，再用同一账号在手机打开。手机适合改句子和看批注，不适合重调列宽和分页。回到电脑后检查金额和页眉。没登录时，手机看不到只存在硬盘里的文件。同步未完成就合上电脑，手机打开的仍可能是旧内容。
批注和直接改字，编辑时该用哪个？
还没定论的意见用批注，已经确定的替换可以用修订让对方看见改了哪里。全部接受之后再导出干净的阅读稿。不要在聊天里说“第三段改一下”却不标在句子旁边，过后很难对齐。重要文件先复制再让别人改。复制件和原件要用不同文件名，避免互相覆盖。
PDF 上的标注算不算编辑正文？
标注是在阅读稿上做记号，不等于把整篇重排成可编辑文稿。高亮和注释能标出问题句，复杂版式不要指望随意挪动。需要大段重写时回到文字或表格原稿。有密码的文件只能在合法授权下打开，标完换一台设备看标记还在不在。
编辑时没登录，文件会不会丢？
没登录时，文件在你保存的本机文件夹里，不会自动出现在别的设备。只要记得保存位置，本机重启后还能打开。想换设备续写，再登录并存成云端文件。不要把唯一稿件只留在下载目录，那个目录容易和安装包混在一起。混在一起后，很难分辨哪一份才是改过的稿。
和另一款办公软件来回改，版式为什么变了？
常见格式一般能打开，但字体、宏和嵌入对象不一定一致。中文字体缺失时标题会变样。正式交换时同时给可编辑文件和阅读稿。对方打开后看首页和目录，比只在自己屏幕上觉得正常更可靠。改之前双方都留一份原件。原件留好，才能判断是字体变化还是内容被人改掉。
模板套上来之后，编辑应该先改哪里？
先改单位、日期、姓名和示例数字，再调整段落是否符合这次任务。示例句不删掉，对方会以为事情已经发生。改完另存，不要覆盖模板本身。模板只提供结构，不能代替核对金额和名单。核对完成后再发出，不要把示例当成正式数据。
公司电脑上编辑文档前要额外注意什么？
先确认自己可以安装或使用这套软件，并遵守单位对文件存放位置的规定。公共电脑上编辑完及时关闭文档，不要让下一位看到未关闭的内容。需要带走的稿件复制到允许的位置，而不是只留在本机桌面。安装受限时向管理人员说明要编辑的文件类型。
软件更新后，正在编辑的文档还在吗？
更新换的是程序，不会自动清空你的文件夹。更新前仍要保存并关闭正在编辑的窗口，避免写到一半被占用。云端文件等同步完成再更新。结束后打开最近两份稿，看文字、表和图片是否完整，而不是只看软件能否启动。能打开程序，不代表刚才未保存的窗口内容还在。
WPS Office 编辑完成后可以接着做什么
改完一份真实文稿，就知道这套免费编辑软件是否盖住了文字、表格、演示和 PDF。Windows 可以从下面取得安装包，Mac 和手机到下载页按系统选择。中文菜单下的排版习惯写在中文版页面。
试改时完成三件事：在对应部件里改完、按需要导出阅读稿、把源文件放在自己找得到的位置。安装失败、权限和卸载不在这里展开，下载页有逐步说明。